En viktig del av städningen på kontoret är att ha ordning och reda vid sin egen arbetsstation. Många slarvar med detta och det leder inte bara till minskad effektivitet i arbetet utan kan även ge ett oproffesionellt intryck om företaget får besök. Här ger vi några smarta tips på hur du kan hålla ordning på kontoret.
Sätt gränser
Problemet är inte brist på utrymme utan att man har för mycket saker. Sätt helt enkelt gränser för hur mycket grejer du får ha åp skrivbordet. Du kan till exempel ha en bokhylla. När den är full gör du dig av med en bok varje gång du skaffar en ny, för att inte överskrida gränsen. Samma sak gäller arkivering. När skåpet med mappar blir fullt är det dags att rensa bort sådant du inte behöver eller flytta det till ett mer långsiktigt arkiv.
Ha bara det du behöver inom räckhåll
Man ska bara ha det man behöver ha omedelbar tillgång till i sin absoluta närhet på arbetsplatsen. Askar med pennor, pappershögar och gamla kaffekoppar går med andra ord bort. Du ska allså bara ha det som är absolut nödvändigt på skrivbordet och för många innebär det en dator, tangentbord, telefon, ett par pennor, ett anteckningsblock och en lampa.
Använd ett system för att sortera papper
Ingen tror väl längre på drömmen om det papperslösa samhället. De flesta som arbetar på kontor har mycket papper att hålla reda på, och det underlättar mycket att ha ett system för hur man sorterar dem. Använd olika fack med rubriker som ”att läsa”, ”att göra”, ”för arkivering” – allt förstås beroende på vilka arbetsuppgifter man gör. Avsett sedan tid för vart och ett av facken så att ingen enskild uppgift blir alltför betungande. Använda färgkodning för pågående projekt för att hålla dem skilda från ditt arkiv.
Ha en korg eller låda för korttidsförvaring
Hur välorganiserad man än är så kan det komma perioder då det helt enkelt blir för mycket. Det kan även röra sig om att du har dagstidningar eller magasin på jobbet. Då är det praktiskt att ha ett område för korttidsförvaring. Lägg det som är överflödigt i den lådan/korgen och rensa den löpande. Samma sak gäller om du ofta har med den en träningsväska eller skoombyte – se till att ha plats för det.
Sortera din ”lite av varje”-låda
Många som arbetar på kontor har för vana att bara slänga ner saker i någon skrivbordslåda för att slippa se dem. Efter ett tag har man dock ingen koll på vad som egentligen finns i den där lådan och man blir nästan rädd för att öppna den. Här är det en bra idé att ha så kallade avskiljare i lådan, med fack för gem och gummisnoddar, till exempel. Sedan går man igenom lådan var sjätte vecka (skriv upp i kalendern!) och rensar ut sådant som inte ska vara där.
Häng utekläderna på krokar
En arbetsstation blir lätt belamrad med personliga saker, inte minst kläder. Den självklara lösningen på detta är förstås att ha krokar som man hänger upp kläderna på. Se även till att ha en plats där du kan ha din väska så att dina kollegor slipper snubbla över den.